Een kijkje achter de schermen bij Arbo Triple One

Wanneer wij presentaties geven aan bedrijven die geïnteresseerd zijn in onze verzuimbegeleiding, krijgen wij vaak vragen over hoe wij als arbodienst een ziekmelding beoordelen. En waarom wij het zo belangrijk vinden om al op de eerste dag van de ziekmelding contact te hebben met de werknemer die zich ziek meldt.

Wij laten het u zien.

De ziekmeldingsprocedure

Tussen 07.30 – 09.30 uur komt de ziekmelding van uw medewerker bij ons binnen. Een van onze re-integratieconsulenten neemt op en krijgt de mededeling, dat uw medewerker zich ziek wenst te melden. De re-integratieconsulent hanteert een vast protocol om deze ziekmelding te beoordelen en de vervolgstap te bepalen. In het kader van privacywetgeving wordt tevens de identiteit van de bellende werknemer vastgesteld.

Niet elke medewerker meldt zich volgens de regels eerst ziek bij zijn werkgever. De re-integratieconsulent vraagt daarom allereerst of de medewerker u op de hoogte heeft gesteld. Zo niet, dan verzoekt zij hem (of haar) u te bellen.

Intussen kijkt deze re-integratieconsulent in het dossier van de werknemer. In één oogopslag ziet zij wat voor werkzaamheden uw medewerker heeft en voor hoeveel contracturen, op welke afdeling en of er sprake is van frequent verzuim.

Op basis van deze informatie vraagt zij:

• wat de reden van de ziekmelding is?
• wat de beperkingen zijn en wat kan de werknemer wel en niet kan met de genoemde klachten?
• of er contact is geweest met huisarts en/of behandelaar?
• is er medicatie voorgeschreven? Zo ja, welke en in welke dosering?
• wat zijn de gemaakte afspraken met zijn leidinggevende?
• er wordt gekeken of (gedeeltelijke) werkhervatting mogelijk is. Eventueel worden de werkzaamheden aangepast op zijn mogelijkheden.

Afhankelijk van de gegeven antwoorden worden er eventueel aanvullende vragen gesteld.

Arbeidsongeschikt of…?

Een werknemer die zich ziek meldt, is niet altijd arbeidsongeschikt. Een secretaresse met een gebroken been kan over het algemeen gewoon haar werk doen, maar heeft misschien vervoer naar en van het werk nodig. Een vrachtwagenchauffeur met een gebroken been kan zijn eigen werkzaamheden niet verrichten.

Vage klachten als ‘niet lekker zijn’ of ‘moeheid’ zijn voor ons redenen om door te vragen en precies te achterhalen wat er echt aan de hand is.

Ook komt het voor, dat een werknemer zich ziek meldt, omdat bijvoorbeeld een gezinslid in het ziekenhuis ligt of er ruzie op de werkvloer is. In deze gevallen wordt de ziekmelding niet geaccepteerd. De re-integratieconsulent adviseert de werknemer een gesprek aan te gaan met de leidinggevende en/of P&O om zo te komen tot een passende oplossing.

Onenigheid op de werkvloer maakt een werknemer niet per se arbeidsongeschikt, tenzij het zorgt dat hij of zij door de druk en stress arbeidsongeschikt wordt. Wij nemen dan contact op met de leidinggevende om de vervolgstappen te bepalen.

Wanneer er sprake is van frequent verzuim, adviseren wij aan u als werkgever om op korte termijn een verzuimgesprek te voeren met de ziekgemelde werknemer. Er kan immers sprake zijn van een chronische ziekte. Of degene heeft andere problemen, privé of op het werk. Hoe sneller u actie onderneemt om een passende oplossing te vinden, des te gemakkelijker voorkomt u grotere problemen.

Afspraken maken

Tijdens het eerste en in elk vervolggesprek met de verzuimende werknemer maakt de re-integratieconsulent, die de vaste contactpersoon voor deze ziekmelding is, een duidelijke afspraak over wel of geen of gedeeltelijke werkhervatting. Ook wordt er direct een telefonische vervolgafspraak gemaakt. De frequentie van contacten tussen re-integratieconsulent en verzuimende medewerker is zo vaak als noodzakelijk is. In het ene geval is dat één keer en in het andere drie tot vier keer per week.

Na ieder gesprek met de werknemer zorgt de re-integratieconsulent direct voor een schriftelijke terugkoppeling via het systeem, in sommige gevallen aangevuld met telefonisch contact met de direct leidinggevende. Hierin wordt ook aangegeven wat de beperkingen zijn, waarmee u als werkgever rekening moet houden bij eventuele werkhervatting. Heeft de werknemer minimale klachten, maar kan hij wel werken, dan krijgt hij het advies om goede werkafspraken te maken met u.

De werknemer hoort voor u als werkgever en ons als arbodienst bereikbaar te zijn tijdens de ziekteperiode. Veelal staat dit vermeld in het verzuimreglement van uw bedrijf. Elke medewerker hoort van dit reglement op de hoogte te zijn. Indien de betrokkene elders verblijft tijdens zijn ziekte dan op zijn eigen huisadres, dan hoort hij dit aan u en ons door te geven. Houdt de werknemer zich niet aan de regels van het verzuimreglement van het bedrijf, dan kunt u hem verwijtbaar gedrag aanrekenen. Gezien de strikte richtlijnen van het UWV is deze stap aan te raden.

Waarom verzuimbegeleiding vanaf dag 1?

Omdat niet elke werknemer die zich ziek meldt, ook daadwerkelijk of slechts gedeeltelijk arbeidsongeschikt is, is het belangrijk dit bij de ziekmelding onmiddellijk te onderzoeken. Zo kunt u direct zoeken naar een oplossing voor het probleem, passend werk regelen of een vervolgafspraak maken. Daarmee bent u als werkgever geholpen, maar ook de medewerker heeft sneller uitzicht op een situatie die beter is.

Met verzuimbegeleiding vanaf dag 1 voorkomt u grotere problemen en onnodige kosten. De kosten van de uitval van een werknemer met een modaal inkomen bedragen € 250 tot € 300 per dag. Over de gevolgen voor uw bedrijfsvoering hebben wij eerder een artikel geschreven: klik om om ook dit artikel te lezen!

Wilt u meer weten over hoe u uw werknemers sneller, maar goed terugkrijgt op de werkvloer? Neem dan contact met ons op.