Wat betekent een ziekmelding voor uw organisatie?

Of u nu werkgever bent in een groot, middelgroot of klein bedrijf, in elke organisatie is ziekteverzuim een dingetje. Een ingewikkelde kwestie, waarmee u niet graag bezig bent. Maar ook al wilt u het ontwijken, u kunt er niet omheen. Doet u dat wel, dan zijn de gevolgen soms niet te overzien.

Hebt u al eens geïnventariseerd wat de gevolgen zijn van ziekteverzuim? Hoe kostbaar elke ziekmelding is voor de organisatie? En dat drukt zich niet alleen uit in geld, maar heeft invloed op de gehele bedrijfsvoering.

Ik zet de gevolgen van een ziekmelding op een rij voor u. Zo vult u gemakkelijker in wat elke ziekmelding betekent voor uw organisatie.

Dit gebeurt er bij een ziekmelding…

‘Bert, ik moet me ziek melden. Ik ben niet in orde.’
‘Wat vervelend, Maartje. Ik zal het doorgeven hier. Ik hoop dat je snel terug bent, want ik heb je juist nu hard nodig. Deze week worden knopen doorgehakt. Die account hebben we nodig en als we hem krijgen, moeten we direct beginnen.’
‘Dat weet ik en dat spijt me. Ik ben er zo snel mogelijk weer.’

Bert geeft de ziekmelding door aan de salarisadministratie en Personeelszaken. Zij geven de melding door aan de arbodienst.
Maartje wordt bij ziekte 100% doorbetaald. Tot ze terug is nemen haar 2 collega’s het over.

… op de werkvloer…

‘Maartje heeft zich ziek gemeld.’
‘Oh jee, wat heeft ze?’
‘Geen idee. Griep, denk ik.’
‘Ze was gisteren nog helemaal in orde.’
‘Bert kwam zonet al bij me. Er moet een conference call komen en de stukken staan in Maartjes systeem. Ik kan erbij, maar ik begrijp haar archiveringssysteem niet. Kun je even meekijken?’
‘Weet je welke stukken het zijn?’
‘Hij had het over dat nieuwe project. Hoe heet het ook alweer?’
‘Dat weet ik wel… maar… moet je kijken wat een hoop bestanden! Welke files heeft Bert nodig?’
Bert wordt gebeld. Het gaat om de cijfers van de controller. Daar wachtte hij op. De rest heeft hij zelf.
François wordt gebeld. Ja, hij zorgt voor de cijfers. Ja, hij zorgt dat ze rechtstreeks bij Bert terecht komen.
Er komt een elektronische fax binnen. Gloria leest hem snel door.
‘Deze gaat over datzelfde project. Even Bert bellen.’
‘Ze vragen bevestiging. We hakken knopen door in de call vanmorgen. Handel het af. De conference call begint nu.’ Hij hangt op.
‘Handel het af, zegt hij. ‘Wat moet ik afhandelen?’
‘Ik loop er even heen.’ Farah grist de geprinte versie uit Gloria’s handen en loopt weg.
Even later komt ze terug.
‘We hoeven alleen te bevestigen dat vanmorgen wordt beslist. Kijk even in de agenda van Bert. En van Maartje. Dan weten we wanneer we aan ons eigen werk toekomen. Bert gaf duidelijk aan dat hij ons in staat acht om Maartjes werk over te nemen.’
‘Heeft hij niet in de gaten dat wij heel wat anders doen?’
‘Maak je borst maar nat. Bert baalt dat Maartje precies nu ziek is. Deze deal is erg belangrijk. We gaan te maken hebben met klanten en leveranciers en al hun vragen en opmerkingen. We krijgen een snelcursus in sales!’
‘Ik hoop dat Maartje snel terug is. Ik ben veel te druk voor zo’n snelcursus!’
‘Ik bel Maartje straks even.’

Aan het eind van de dag…

‘He, Maartje! Met Farah. Ik wilde je eerder bellen, maar ik kwam er niet aan toe. Hoe is het?’
‘Ach, gewoon helemaal niet lekker.’
‘Nou, ziek lekker uit. Verwen jezelf en rust uit. En kom alsjeblieft snel terug. Bert is in alle staten en wij hebben dubbel werk!’
‘Ik ben er snel weer.’

… met de kosten…

‘Maartje is nog steeds ziek en we weten niet hoe lang het gaat duren,’ vertelt Bert.
‘Wat heeft ze dan?’
‘Dat weet ik niet precies. Feit is, dat ik het niet red zonder iemand die haar werk overneemt.’
‘We hebben veel mopperende mensen aan de telefoon, omdat wij geen antwoord hebben op hun vragen.’
‘Ja, haar afwezigheid gaat ten koste van de relatie met onze klanten. Jullie hebben het zo goed mogelijk overgenomen, maar ik heb een paar fulltime handen nodig, die verstand van zaken heeft. Ik ga vervanging zoeken.’
‘Dan kunnen wij weer bezig met ons eigen werk. We lopen achter namelijk. Ikzelf loop op mijn tandvlees.’
‘Ze zal Maartje niet snel helemaal vervangen. Maartje weet alles. Ik leun volledig op haar. Nu ze weg is, heb ik het nog drukker. Ik heb geen avond thuis gegeten afgelopen week.’

… en met de werkdruk en kwaliteit

Een week later…

‘Ga je mee lunchen, Gloria?’ Pleun staat in de deuropening met haar broodtrommel.
‘Ga maar vast. Ik kom er zo aan!’
‘Dat zei je gisteren ook. Heb je toen überhaupt gegeten?’
‘Ik heb mijn boterham achter mijn bureau gegeten.’
‘Da’s geen pauze. Ik zie je zo, anders kom ik je halen.’
‘Ik ga wel mee. Jij ook, Gloria!’ oppert Farah, ‘Je zei net dat je rammelt van de honger. We zijn nog steeds hondsdruk. We moeten onze achterstanden wegwerken. Corine blijft maar vragen stellen tussendoor en wij zijn ondertussen steeds meer bezig met brandjes blussen.’
‘Hoe is het met Maartje? Komt ze snel terug?’
‘Ik begin me af te vragen wat er is. Ze heeft van die vage klachten. Niet lekker in haar vel, zegt ze. Ik vroeg of ze contact heeft met PZ of de bedrijfsarts. Niemand belt, zegt ze. Ze zit gewoon thuis niets te doen. Zo wordt ze nooit beter! En wij maar buffelen! Gloria en ik maken overuren, joh! We krijgen de hele dag mailtjes en telefoontjes van boze leveranciers. En Corine krijgt steeds vragen van klanten die ze niet beantwoorden kan. Die beginnen te vragen wanneer Maartje terugkomt. Ze doet haar best en ze blijft vriendelijk, maar ik vraag me af of ze het volhoudt. Ik slaap er niet van.’
‘Houd jij jezelf goed in de gaten, alsjeblieft? Straks val jij nog om.’
‘Of Gloria. Zij is helemaal een stresskip! Het is niet normaal dat er niets met Maartje gebeurt. Ik vroeg Bert ernaar. Dat ligt bij de arbodienst, zei hij. Waarom doet niemand iets!?’
‘Dat kost ons toch klauwen met geld!’
‘Ja, dat moet wel. Ze hebben kennelijk geld zat! Ik ga ook maar eens een weekje vakantie houden op kosten van de werkgever.’
‘Farah, je laat het!’ klinkt Gloria geschrokken achter haar.
‘Hahahaha! Nee, joh, ik wil alleen maar zeggen: Maartje is misschien echt ziek, maar wij draaien er wel voor op zolang niemand iets met en voor haar doet…’

Kosten door ziekteverzuim

Elke zieke medewerker kost u gemiddeld € 250 per dag. Vermenigvuldig dat bedrag met 2 wanneer u vervanging moet regelen. U bent als werkgever tot maximaal 12 jaren financieel verantwoordelijk voor werknemers die ziek uit dienst gaan of alsnog binnen 28 dagen na uitdiensttreding ziek worden. Dit kan oplopen tot in de tonnen!

Daar komen de kosten door geleden schade bij. Afspraken worden niet nagekomen. Ontevreden klanten hebben te lang op een levering moeten wachten en zoeken verder. Leveranciers en samenwerkende partners mopperen en bestempelen uw bedrijf als onbetrouwbaar. Medewerkers die goed werk leverden zijn nu te vaak bezig met brandjes blussen.

U kunt zich richting het UWV bovendien flink in de financiële vingers snijden wanneer u onvoldoende heeft gedaan aan verzuimbegeleiding en dossieropbouw.

Werkdruk door ziekteverzuim

Gemopper, geroddel en onbegrip op de werkvloer.
Vaak wordt er niet direct vervanging geregeld, omdat men niet precies weet wat er aan de hand is. Taken worden verdeeld onder de naaste collega’s. Hun bordje raakt snel vol en hoe langer de situatie duurt, des te verder de gevolgen reiken voor hun gesteldheid en het bedrijf.

Zelfs als het werk niet wordt overgenomen, worden zij in eerste instantie regelmatig uit hun werk gehaald. Telefoon, e-mail en vragen kunnen namelijk niet genegeerd worden.

Een nieuwe collega heeft tijd en instructie nodig om het werk over te nemen. Ook dat verhoogt de werkdruk.

Kwaliteit van werk

De kwaliteit van het werk krijgt altijd een deuk zodra een werknemer zich ziek meldt. Het gebeurt namelijk maar zelden dat een collega goed is ingewerkt op de werkzaamheden. Deze komen bovendien bovenop de werkzaamheden die hij of zij zelf al heeft.

Minder kwaliteit van werk zet relaties met klanten, partners en leveranciers op het spel, omdat u inlevert op betrouwbaarheid. Dat vertrouwen wint u niet snel terug.

Hoe voorkomt u dit alles?

Als werkgever en leidinggevende bent u beperkt in uw mogelijkheden. De oplossing is echter simpel:

• zoek een arbodienst, die actief is in het voorkomen van onnodig en onnodig lang verzuim. Een die in elk contact het huidige werkvermogen vaststelt en een nieuwe afspraak maakt, totdat de medewerker weer 100% aan het werk is
• door verzuimbegeleiding in te zetten vanaf de 1e dag van de ziekmelding. Zo bent u als werkgever ook direct vanaf dag 1 op de hoogte en bepaalt u gemakkelijker of u verder actie ondernemen moet, bij voorbeeld richting vervanging. Daarmee ontlast u uw medewerkers en voorkomt u grotere problemen.

Arbo Triple One doet precies dat en is hier uniek in!

Wilt u meer weten over de no-nonsense en pragmatische benadering van ziekteverzuim, neem dan contact met ons op.