Adrie is op 16 januari opgenomen voor een geplande ingreep in het ziekenhuis. Hij heeft geen contact opgenomen met de arbodienst en ook zijn werkgever is niet op de hoogte gesteld. Hier is sprake van ziekte en Adrie had zich dan ook volgens de regels moeten ziek melden bij zijn werkgever en de arbodienst. De vraag is echter of hij op de hoogte was van deze regels.
Een verzuimprotocol schept binnen een bedrijf duidelijkheid in de regelgeving rond ziekmeldingen en vertaalt de Wet Verbetering Poortwachter naar de dagelijkse praktijk.
Het verzuimprotocol als leidraad
Waar doet u als werkgever goed aan in deze situatie? Wat mag u doen als werkgever?
Maar ook… waarom weten zowel de werknemer als zijn leidinggevende vaak niet hoe de ziekmeldingen werken in het bedrijf?
Hebt u zwart op wit staan hoe en op welk tijdstip uw werknemers zich moeten ziek melden? Wat hun rechten en plichten zijn in verband met de Wet Verbetering Poortwachter? En wat de interne regels zijn om de werkzaamheden binnen uw organisatie zoveel mogelijk gestroomlijnd te laten verlopen?
Elke werknemer hoort op de hoogte te zijn van de regels, de rechten en plichten rond ziekteverzuim binnen het bedrijf. Daarvoor hebt u het verzuimprotocol.
Deze kan onderdeel zijn van het personeelsreglement, maar kunt u daar ook van loskoppelen.
Het verzuimprotocol zorgt voor een gestroomlijnd verzuimbeleid en is gebaseerd op de Wet Verbetering Poortwachter, een wet waaraan u zich moet houden als werkgever. En waar elke werknemer zich aan te houden heeft.
De Wet Verbetering Poortwachter is ervoor om te zorgen dat elke ziekgemelde werknemer zo snel mogelijk weer terugkeert op de werkvloer. Mede daarom is het een must om een verzuimprotocol te hebben.
Tip
Wanneer u een verzuimreglement opstelt, vertaal de wet dan naar heldere taal, vermijdt jargon en wees concreet en ondubbelzinnig.
U houdt zich graag aan de wet én wilt dat ziekteverzuim zo weinig mogelijk vat heeft op de bedrijfsprocessen en resultaten. Zorg dan ook, dat uw werknemers het gemak ondervinden van een kristalhelder verzuimreglement.
Wat neemt u op in het verzuimprotocol?
Het is verstandig om onderstaande zaken op te nemen in uw verzuimprotocol. Leidraad is de Wet Verbetering Poortwachter.
De ziekmelding
- Hoe, waar en wanneer ziek melden?
Beschrijf op welke manier de werknemer zich ziek moet melden: bij wie, hoe en voor welk moment (binnen hoeveel dagen en voor welk tijdstip)? Ook kunt u de regel opnemen dat de ziekgemelde werknemer aangeeft wanneer hij verwacht terug te komen.
Tip
Volgens de Wet Verbetering Poortwachter moet u ziektegevallen binnen 1 week na de 1e ziektedag melden bij je arbodienst of bedrijfsarts. Onze klanten laten hun werknemers, nadat ze zich bij hen hebben ziekgemeld, direct ziek melden bij ons. Bent u geen klant bij ons, dan bent u dit waarschijnlijk niet gewend. Wij begeleiden elke ziekmelding echter vanaf dag 1, omdat daarmee vaak onnodig lang ziekteverzuim voorkomen kan worden.
- Bereikbaarheid tijdens de ziekteperiode
Neem in het verzuimprotocol de regel op, dat de werknemer te allen tijde voor u als werkgever en de arbodienst telefonisch bereikbaar is en verblijft op het adres, dat bekend is bij u. Is hij op een ander (verpleeg)adres, dan is hij verplicht deze aan u door te geven.
- Contact met de werkgever
Het UWV stelt, dat er regelmatig contact moet zijn tussen de zieke werknemer en de werkgever. Neem dit op in het verzuimprotocol en beschrijf daarbij hoe dit plaatsvindt, op welke manier en wanneer. En wie initiatiefnemer is. Laat de leidinggevende en uw medewerker hierover concrete afspraken maken.
Tip
Als arbodienst adviseren wij onze klanten, dat het initiatief hiervoor van de werknemer moet uitgaan.
Ziekteverzuimbegeleiding
- Verstrekken van informatie aan de arbodienst en/of bedrijfsarts
Conform artikel 7:452 van het Burgerlijk Wetboek is de werknemer verplicht informatie te verschaffen over zijn ziekte aan de begeleidende arbodienst en/of bedrijfsarts. Doet hij dat niet, dan werkt hij niet mee aan zijn re-integratie en is hij verwijtbaar. Dit kan een sanctie van u als werkgever aan de werknemer betekenen, variërend van afschrijven van vakantiedagen tot een loonsanctie. Win in deze gevallen echter altijd juridisch advies in.
Neem dit op in het verzuimprotocol om misverstanden en discussie te voorkomen.
- Verzuimgesprekken bij frequent verzuim
Wanneer een medewerker zich binnen 12 maanden 2 x ziek heeft ziek gemeld, dan doet u er goed aan een verzuimgesprek te voeren. Vergeet niet hiervan een verslag te maken en dit door de werknemer te laten ondertekenen. Weigert de werknemer dit te ondertekenen, laat hem dan voor gezien tekenen. Weigert de werknemer dit ook, leg dit dan vast in een brief aan de desbetreffende werknemer.
Ook deze regel hoort thuis in het verzuimprotocol en voorkomt problemen, doordat u helder communiceert over wat wordt verwacht van u als werkgever én van de ziekgemelde werknemer.
- Medewerking verlenen aan activiteiten gericht op werkhervatting
In deze paragraaf van het verzuimreglement staat hoe u en uw werknemer verantwoordelijk zijn voor het herstel en de terugkeer naar het werk. Hoe stelt u zich op als werkgever en hoe dient de werknemer in kwestie zich op te stellen om werkhervatting te stimuleren?
- Genezing niet belemmeren
De werknemer mag op geen enkele manier zijn genezing belemmeren of verhinderen. Hij mag bijvoorbeeld geen andere arbeid verrichten en moet bij langer durend verzuim een behandelaar raadplegen en afspraken met de bedrijfsarts naleven.
Wees hierover duidelijk in het verzuimprotocol.
- Plan van Aanpak
In de Wet Verbetering Poortwachter is deze regel opgenomen en daarom hoort hij ook thuis in het verzuimprotocol: op basis van de door de bedrijfsarts opgestelde probleemanalyse stelt u als werkgever samen met de werknemer een Plan van Aanpak op om werkhervatting te stimuleren.
De medewerker werkt actief mee bij het opstellen, evalueren en bijstellen van het Plan van Aanpak. Laat hij dit, dan kunt u een sanctie opleggen. Neem ook deze sanctie mee in het verzuimreglement.
- Ziek melden bij het UWV
U bent als werkgever wettelijk verplicht in de 42e week na de eerste ziektedag van de werknemer melding te doen bij UWV. Neem dit ook op in het verzuimprotocol.
- Ziek en vakantie
Wat moet de werknemer doen als hij op vakantie wil tijdens zijn arbeidsongeschiktheid? Heeft hij behalve uw toestemming advies nodig van de bedrijfsarts bij voorbeeld?
Neem dit op in uw protocol. De vorige blog geeft een goede weergave van het onderwerp ziekte en de vakantie.
- Deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV
Een deskundigenoordeel is een wettelijk geregelde mogelijkheid voor zowel u als uw werknemers om een geschil over arbeidsongeschiktheid voor te leggen aan, in de meeste gevallen, het UWV. Het oordeel van het UWV is overigens niet bindend.
Uw werknemers horen te weten dat ze dit recht hebben. Het verzuimreglement is hier een geschikte plek voor.
- Sancties bij niet-naleven verzuimprotocol
Wat gebeurt er als een werknemer zich niet aan afspraken uit het protocol houdt of onvoldoende meewerkt aan zijn herstel?
Wijd daar een paragraaf aan in het reglement. In nogal wat verzuimprotocollen ontbreekt dit onderdeel en dat veroorzaakt onnodige conflicten, die gemakkelijk uit de hand lopen.
- Privacy
De privacy van werknemers is een groot goed. Neem in het verzuimreglement daarom op hoe met medische informatie van de zieke werknemer wordt omgegaan. Wie heeft recht op deze medische informatie en hoe wordt ermee omgegaan binnen uw organisatie? Wie heeft bovendien toegang tot deze gegevens?
In een eerdere blog hebben we de regelgeving rond medische informatie uitgebreid uit de doeken gedaan.
- Klachtenprocedure
Als de werknemer niet tevreden is over de dienstverlening van de arbodienst of de bedrijfsarts, dan moet hij of zij in staat gesteld worden om een klacht in te dienen.
Vermeld daarom in het verzuimprotocol duidelijk hoe en waar hij zijn klacht indienen kan. En hoe de klachtenprocedure verder in zijn werk gaat, zodat hij weet wie wat met de klacht doet en op welke termijn.
Zijn uw werknemers op de hoogte van het verzuimreglement?
Maak het verzuimprotocol bekend aan uw werknemers en zorg dat ieder een exemplaar in zijn bezit heeft, compleet, concreet en in een voor iedereen begrijpelijke taal.
Geef elke nieuwe werknemer een exemplaar mee wanneer hij (of zij) wordt aangesteld, ook als het slechts tijdelijk is. Laat hem tekenen voor ontvangst, zodat u kunt aantonen, dat hij hem heeft en dus kennis heeft van de inhoud.
Een laatste tip
Volg de regels van het verzuimprotocol op als werkgever!
Wij merken, dat veel werkgevers dat nalaten en daardoor allerlei problemen over zichzelf afroepen, die veel tijd en geld kosten.
Hebt u moeite of te weinig tijd om zelf een verzuimprotocol op te stellen dat past bij uw organisatie? Laat het dan over aan ons. Het verzuimreglement ontzorgt en ondervangt de regels zoals gesteld binnen de Wet Verbetering Poortwachter. En u merkt, dat zaken rond ziekteverzuim beter verlopen.